智慧合同管理激活物企降本增效“大動(dòng)脈”
發(fā)布日期:2022/6/7 8:43:13 | 瀏覽次數(shù):14095 來(lái)源:葉梓鋒/特發(fā)服務(wù)東莞分公司新冠疫情對(duì)于全球經(jīng)濟(jì)運(yùn)行產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響，在此期間，數(shù)字科技、平臺(tái)經(jīng)濟(jì)、互聯(lián)網(wǎng)+、智慧產(chǎn)業(yè)等概念滲透到各行各業(yè)，不斷刷新商企智能化轉(zhuǎn)型升級(jí)進(jìn)程。對(duì)于以服務(wù)為核心的物業(yè)管理來(lái)說(shuō)，智能化升級(jí)對(duì)提高用戶(hù)滿(mǎn)意度極其重要，關(guān)乎企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。
一、物業(yè)智能化是必然趨勢(shì)
物業(yè)管理屬于勞動(dòng)密集型行業(yè)，據(jù)調(diào)查，物業(yè)500強(qiáng)企業(yè)平均人力成本占比超總支出50%。通過(guò)智能化升級(jí)達(dá)到降本增效目的，是物業(yè)發(fā)展一大趨勢(shì)。
隨著物業(yè)經(jīng)營(yíng)管理邊界逐漸模糊，從傳統(tǒng)的“網(wǎng)格服務(wù)+資產(chǎn)租賃”為主，迅速延展到社區(qū)電商、到家服務(wù)、社區(qū)養(yǎng)車(chē)、社區(qū)養(yǎng)老等多業(yè)態(tài)增值服務(wù)經(jīng)營(yíng)。另一方面，物業(yè)經(jīng)營(yíng)模式不再一味強(qiáng)調(diào)自營(yíng)，聯(lián)營(yíng)+外包+自營(yíng)等合作方式組合運(yùn)用已成常態(tài)。管理復(fù)雜性也增加，涉及供應(yīng)商管理、人員管理、財(cái)務(wù)管理等內(nèi)容。因此，物業(yè)智能化轉(zhuǎn)型，必須考慮各業(yè)務(wù)板塊協(xié)同的有效性。
數(shù)據(jù)和信息資源的指數(shù)級(jí)激增，使得企業(yè)管理面臨著巨大挑戰(zhàn)和外部壓力。而合同管理作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)的重要環(huán)節(jié)、防范法律風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵切入點(diǎn)，亟需突破傳統(tǒng)管理模式壁壘，向精細(xì)化、智能化、數(shù)字化邁進(jìn)，才能為企業(yè)智能化轉(zhuǎn)型升級(jí)提供有力支撐。
二、智慧合同管理提升物企降本增效能力
在業(yè)務(wù)、財(cái)稅、人員等板塊都實(shí)現(xiàn)智能化升級(jí)的同時(shí)，也造成一個(gè)個(gè)數(shù)據(jù)孤島。合同作為商業(yè)活動(dòng)載體，是打通數(shù)據(jù)孤島的“大動(dòng)脈”，從合同側(cè)實(shí)現(xiàn)端對(duì)端拉通，將業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、合規(guī)風(fēng)控、人事等板塊有效鏈接，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)法一體智能化升級(jí)，不僅能極大提高運(yùn)營(yíng)效率，同時(shí)可有效防范企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，助力企業(yè)合規(guī)發(fā)展。
我國(guó)大中型企業(yè)合同管理工作經(jīng)歷了以下三個(gè)主要發(fā)展階段：第一階段，合同管理意識(shí)萌芽。部分企業(yè)開(kāi)始通過(guò)單機(jī)版合同管理軟件解決合同審核問(wèn)題，但在履約執(zhí)行等環(huán)節(jié)仍存在監(jiān)管空白。
第二階段，數(shù)字化帶來(lái)效率提升。大部分企業(yè)通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)合同的過(guò)程化管理。合同管理由此迎來(lái)全面覆蓋、協(xié)同管控新挑戰(zhàn)。
第三階段，智能化驅(qū)動(dòng)模式創(chuàng)新。從合同數(shù)據(jù)中進(jìn)一步挖掘經(jīng)營(yíng)價(jià)值、賦能業(yè)務(wù)發(fā)展、輔助管理決策，也已經(jīng)成為數(shù)字時(shí)代下大中型企業(yè)對(duì)合同管理模式創(chuàng)新的核心訴求。
三、物企智慧合同管理面臨新挑戰(zhàn)
合同近年來(lái)已跟隨企業(yè)的智能化發(fā)展步伐，率先涌入轉(zhuǎn)型升級(jí)浪潮。
智慧合同管理中存在的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在運(yùn)維工作未引起足夠重視。在合同管理信息系統(tǒng)上線(xiàn)后，IT人員要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，面臨較大的挑戰(zhàn)是維護(hù)人員較少，但業(yè)務(wù)量巨大，解決問(wèn)題需要周期較長(zhǎng)，無(wú)法快速對(duì)問(wèn)題進(jìn)行深入分析，在一定程度上限制智慧合同管理有效實(shí)施。
四、智慧合同管理搭建要點(diǎn)分析
完善合同管理制度。合同管理制度要與整個(gè)企業(yè)的管理制度相匹配，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化管理，合同錄入、上傳、審批都要留下印記。不同種類(lèi)合同要做好分類(lèi)歸檔，管理權(quán)力要分散。提高企業(yè)整體信息保密能力。
建立合同管理標(biāo)準(zhǔn)。要特別注意合同錄入過(guò)程中的規(guī)范性，對(duì)上傳文件做好智能化處理，避免合同審批流程復(fù)雜化，做好信息記錄。
應(yīng)用智能化邏輯處理技術(shù)。首先要明確信息輸入后的整體流程，其次是針對(duì)流程期間的整體運(yùn)行過(guò)程加強(qiáng)邏輯性處理。對(duì)于合同的幾個(gè)周期階段，要做好調(diào)動(dòng)工作相互連接，相互制約，反映出合同管理流程中的各個(gè)邏輯關(guān)系，通過(guò)流程整體明細(xì)以及活動(dòng)中的過(guò)程對(duì)時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行有效調(diào)節(jié)。
建立優(yōu)秀的合同管理隊(duì)伍。要對(duì)合同管理人員進(jìn)行智能化意識(shí)灌輸，合同管理人員要不斷地學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)性新知識(shí)，提高自身綜合水平。重視合同管理人員職業(yè)技能，加強(qiáng)培訓(xùn)等方式，提高整個(gè)管理層面的技能提升。
五、結(jié)語(yǔ)
在我國(guó)大力推行平臺(tái)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展過(guò)程中，物企智慧合同管理搭建工作不斷推進(jìn)。物業(yè)服務(wù)企業(yè)需對(duì)智慧合同管理搭建過(guò)程中的問(wèn)題進(jìn)行深入探討，并在智慧合同管理、標(biāo)準(zhǔn)化等方面提出有針對(duì)性的解決措施，以促進(jìn)企業(yè)合同管理工作有序進(jìn)行，為我國(guó)物業(yè)服務(wù)行業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展提供更加有力的案例支撐，也為企業(yè)在合同內(nèi)部管理過(guò)程中提供高效的便利工具。